Las últimas semanas, hablamos sobre los procesos para a digitalización de documentos del área energética. En esas publicaciones, explicamos cómo preparar esos archivos y los costos involucrados, para que los ejecutivos de la empresa entendieran los beneficios de la digitalización. Además, también hablamos sobre cómo llevar a cabo una prueba piloto para demostrar la eficiencia del plan de digitalización.
Entonces, ahora ha llegado el momento de entender cómo realizar una implementación exitosa de este nuevo proceso digital.
Así como ocurre en las etapas anteriores, es esencial incluir un componente de gestión del cambio en la estrategia de digitalización de documentos, revisar los estándares de cumplimiento y mirar brevemente hacia el futuro digital de la empresa.
La comunicación es el componente principal de cualquier proceso de implementación exitoso. Al introducir un sistema de gestión electrónica o un nuevo flujo de trabajo, es esencial comunicar a los equipos con anticipación el cambio que se avecina.
Esto ayuda a que todos comprendan los motivos que llevaron a esta decisión y los beneficios que la digitalización de documentos traerá a la empresa. Una comunicación clara y transparente puede reducir la resistencia interna al cambio, establecer expectativas realistas y aumentar las tasas de adopción.
Un enfoque eficaz de gestión del cambio debe incluir un programa de capacitación sólido con soporte continuo e incentivos para convertir la empresa en digital.
Para ello, es importante mantener flujos de trabajo y procesos simples y contar con un presupuesto que permita ofrecer la capacitación adecuada a los empleados, garantizando que las personas cumplan con el nuevo proceso de digitalización de documentos y confíen en la integridad de los datos electrónicos como una fuente de información de la empresa.
Ya sea que se opte por gestionar la digitalización de documentos internamente o a través de un proveedor, la concientización y comprensión de los temas relacionados con el cumplimiento son esenciales para reducir riesgos.
En el sector energético, cumplir con los estándares de conformidad ayuda a evitar implicaciones de costos por multas, la necesidad de solicitar duplicados de documentos o el incumplimiento de obligaciones contractuales.
La planificación del cumplimiento varía desde requisitos obligatorios hasta mejores prácticas sugeridas. El nivel de tolerancia al riesgo de la empresa conducirá, en última instancia, el enfoque que debe adoptarse. Aun así, se deben considerar algunos niveles de cumplimiento:
Las legislaciones, regulaciones y políticas de agencias gubernamentales prescriben estándares mínimos para los registros electrónicos, a fin de calificar copias digitales como una fuente verdadera de información. Los procedimientos, políticas y sistemas de la empresa deben satisfacer estos estándares.
Estándares generales, directrices y mejores prácticas son desarrollados por varias organizaciones. Es necesario estar al tanto de las recomendaciones publicadas y utilizarlas para tomar decisiones empresariales. Estas recomendaciones deben cumplir con las normas y reglas actuales, pero también deben pasar por revisión legal antes de utilizarse para desarrollar prácticas internas.
Al considerar estas directrices, es esencial investigar todas las prácticas recomendadas por leyes y normas, así como aquellas dirigidas al sector energético, para formular el programa de digitalización de documentos de la empresa y garantizar que los documentos electrónicos sean confiables, defendibles y auditables.
La etapa final del proceso de digitalización de documentos requiere mirar más allá del presente y considerar las posibles necesidades futuras de la empresa. Por ello, es fundamental reservar un momento para reflexionar sobre los motivos que llevaron a iniciar esta jornada. Ya sea para aumentar la eficiencia o la seguridad de los datos, reducir riesgos, mantener el cumplimiento, mejorar los resultados financieros o aumentar la ventaja competitiva de la empresa.
Sea cual sea la motivación, es probable que la adopción de la digitalización de documentos haya sido impulsada por una necesidad existente y actual. Sin embargo, también es valioso considerar los futuros cambios de la empresa, su evolución y comprender cómo las tecnologías y plataformas de gestión de documentos continúan progresando.
La implementación de un sistema escalable lleva la estrategia de digitalización al siguiente nivel y refuerza aún más el retorno de la inversión.
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