¿Será posible medir los daños a la reputación de una persona causados por la divulgación de sus datos médicos? ¿O las pérdidas financieras para una institución de salud cuando sus historiales clínicos son hackeados o cuando empleados descuidados tiran a la basura formularios en papel o archivados en medios electrónicos? Debido a estos riesgos, el control de documentos en el sector de salud es extremadamente riguroso y, en Panamá, la Constitución Política garantiza a todas las personas la inviolabilidad de su honor, dignidad, vida privada e imagen, derechos reforzados por la Ley 81 de 2019 sobre Protección de Datos Personales.
Además, el Consejo Federal de Medicina prohíbe al médico “Revelar un hecho del cual tenga conocimiento en virtud del ejercicio de su profesión, salvo por justa causa, deber legal o autorización expresa del paciente” y también establece que “el médico no puede, sin el consentimiento del paciente, revelar el contenido de su historial o ficha médica”.
En la forma de la ley, el control de documentos en el sector de salud parece ser simple, basado en la relación de confianza entre médico y paciente. Pero, en la realidad, con miles de historiales médicos compartidos electrónicamente, mantener la seguridad de la información es una tarea mucho más complicada.
En Panamá, la producción y custodia de historiales médicos físicos y electrónicos está regulada por las disposiciones del Ministerio de Salud (MINSA). Los documentos en papel del sector de salud deben ser archivados por un período mínimo de 20 años contados a partir de la última atención registrada del paciente. Cuando el historial clínico haya sido digitalizado conforme a la normativa vigente, o se haya generado en formato electrónico desde su origen, su custodia debe ser permanente.
Las normas del Consejo Federal de Medicina sobre la digitalización de documentos determinan que la digitalización de los historiales de los pacientes está autorizada, siempre que el modo de almacenamiento siga las siguientes reglas:
Las soluciones de gestión de documentos en el sector de salud desarrolladas por Access van mucho más allá de estas reglas, ofreciendo:
Desafío superado
Mantener la confidencialidad de los datos médicos y al mismo tiempo permitir el acceso a la información para personas autorizadas era el desafío del HUMC (Hackensack University Medical Center), una de las mayores instituciones de salud de Nueva Jersey, en Estados Unidos.
Revisando sus procesos, la institución comenzó a buscar maneras de mejorar la gestión de documentos y también de mantener las normas de cumplimiento de privacidad exigidas por la HIPPA (Health Insurance Portability and Accountability Act).
El sistema entonces en uso no atendía estas demandas ni poseía escalabilidad. Tras una investigación en el mercado, la institución optó por la solución de Access que ofrece indexación y rastreo por código de barras, flujos de trabajo y sistemas de gestión de registros, soportando todos los requisitos de gestión documental. Esto incluye la recolección y entrega de registros, archivo, recuperación, re-archivo, registros de mantenimiento, destrucción segura de documentos e informes personalizados.
Además, Access también reubicó físicamente más de 1,2 millones de historiales de pacientes y migró los registros de base de datos a más de 75 departamentos de la institución. Barbara Siegel, Directora del área de Health Information Management del HUMC, destacó que “ahora tenemos un socio que atiende no solo nuestras necesidades actuales, sino que nos puede ofrecer la tecnología que garantizará la calidad de nuestros servicios en el futuro”.
Share